Jaki program do faktur dla copywritera?

Jeśli jesteś copywriterem freelancerem prędzej czy później będziesz potrzebować wystawić fakturę. Jak to zrobić? Jaki program do faktur dla copywritera sprawdzi się najlepiej? Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedział, który system pasuje do Twojego stylu pracy. Przyjrzałem się każdemu z nich pod kątem tego, co naprawdę ma znaczenie w codziennej pracy freelancera – od szybkości wystawiania faktur, przez obsługę walut, po integracje z bankami.

Zamiast czytać marketingowe slogany na stronach producentów, poznaj praktyczne wnioski z realnego użytkowania tych systemów. Każdy z nich ma swoje mocne strony i ograniczenia – dokładnie je opisałem, żebyś mógł podjąć świadomą decyzję. W końcu nikt z nas nie lubi tracić czasu na walkę z programem do fakturowania, gdy powinniśmy skupić się na pisaniu dla klientów.

Aplikacja banku

Tutaj zaczynałem. PKO BP miało świetną apkę w banku i dla JDG była za free.

Potem chyba chcieli nawiązać konkurencję z branżowymi standardami pod jakieś wielkie firmy, z rozliczeniem środków trwałych, przychodów, rozchodów. Zaczęło to wyglądać, jak program dla biur rachunkowych i odszedłem. Jestem freelancerem, nie księgowym.

Niemniej sprawdź, jak wygląda Twoja apka w banku, ile kosztuje i jakie funkcjonalności oferuje. Może w ogóle nie potrzebujesz korzystać z komercyjnych rozwiązań. A jeśli potrzebujesz…

Fakturownia

Fakturownia reprezentuje odmienne podejście do fakturowania online, koncentrując się głównie na procesie wystawiania i zarządzania dokumentami sprzedażowymi. Nie oferuje rozbudowanych funkcji księgowych, skupiając się na podstawowej funkcjonalności.

Jeśli zarejestrujesz się z tego linku, dostaniesz 20% rabatu.

https://fakturownia.pl?partner=hxmec0

Konstrukcja systemu

System został zbudowany w oparciu o prostą architekturę, gdzie centralnym elementem jest moduł fakturowania. Interfejs charakteryzuje się minimalistycznym podejściem, z wyraźnym naciskiem na szybkość działania i intuicyjność obsługi podstawowych funkcji.

Funkcjonalność fakturowania

Fakturownia obsługuje standardowe dokumenty sprzedażowe: faktury VAT, faktury korygujące, proformy oraz rachunki. System umożliwia wystawianie dokumentów w różnych walutach i językach. Mechanizm szablonów dokumentów jest elastyczny, pozwalając na dostosowanie wyglądu faktur do własnych potrzeb.

Aspekty techniczne

Platforma działa w modelu SaaS, wykorzystując infrastrukturę chmurową. System został zoptymalizowany pod kątem wydajności przy podstawowych operacjach, co przekłada się na szybkość wystawiania dokumentów. Architektura wielodostępu pozwala na pracę wielu użytkowników, z możliwością definiowania różnych poziomów uprawnień.

Zarządzanie dokumentami

System implementuje mechanizm elektronicznego obiegu dokumentów, umożliwiając śledzenie statusu faktur oraz automatyczne powiadomienia o płatnościach. Dokumenty są archiwizowane w chmurze, z możliwością eksportu do różnych formatów.

Możliwości integracji

Fakturownia oferuje rozbudowane API oraz gotowe integracje z popularnymi systemami e-commerce i platformami płatności. System pozwala na tworzenie własnych rozwiązań integracyjnych, co jest istotne dla firm wymagających automatyzacji procesów sprzedażowych.

Narzędzia analityczne

Moduł raportowania zawiera podstawowe zestawienia sprzedażowe i analizy należności. System generuje statystyki dotyczące wystawionych dokumentów, jednak możliwości analityczne są ograniczone w porównaniu z pełnymi systemami księgowymi.

Ograniczenia systemu

Głównym ograniczeniem Fakturowni jest brak funkcji księgowych – system nie prowadzi KPiR ani nie generuje deklaracji podatkowych. Liczba dokumentów jest limitowana w zależności od wybranego pakietu. System nie obsługuje również bardziej złożonych scenariuszy fakturowania.

Wydajność i stabilność

System charakteryzuje się dobrą wydajnością przy podstawowych operacjach. Stabilność platformy jest na zadowalającym poziomie, choć zdarzają się okresowe spowolnienia przy większym obciążeniu. Mechanizmy kopii zapasowych działają automatycznie.

Wsparcie techniczne

Pomoc techniczna realizowana jest głównie poprzez system ticketowy oraz bazę wiedzy. Dokumentacja systemu jest przejrzysta, ale koncentruje się na podstawowych funkcjach. Czas reakcji na zgłoszenia techniczne jest zróżnicowany w zależności od pakietu usług.

wFirma

Aktualnie mam wFirmę i program wydaje mi się lepszy niż Fakturownia.

Trochę toporny, ale mam go w pakiecie z księgowym (pozdrawiam Kubę Chmieleckiego), więc to jest fajne.

Ogólnie Kubę polecam, jeśli szukasz księgowości online od kogoś, kto kuma onlajny, to Kuba jest moim wyborem. Z kodem DBEST-15 dostaniesz 15% zniżki na pierwsze 3 miesiące. A jeśli chcesz sprawdzić Kubę przed podjęciem decyzji, tu jest odcinek podcastu z nim:

Integracja z TryPay czasem się wywala, ale nie wiem, czy to wina wFirmy, czy TryPay. Ta integracja polega na tym, że mam podgląd transakcji w banku z poziomu apki i wiadomo, która faktura zapłacona, ile zeszło złotówek, pomaga w rozliczeniu. Jak tego nie ma, muszę wysyłać dokumenty ręcznie, a jestem leniwą bułą.

To, co w tym programie jest bezsprzecznie zajebiste, to OCR w cenie.

wFirma to rozbudowany system księgowo-fakturowy, który wykracza poza podstawowe funkcje fakturowania. W przeciwieństwie do prostszych rozwiązań oferuje znacznie szerszy zakres narzędzi księgowych i administracyjnych.

Struktura systemu wFirma

System składa się z kilku modułów, które można wykorzystywać niezależnie lub w połączeniu. Główne moduły obejmują fakturowanie, księgowość, kadry i płace oraz magazyn. Interfejs jest rozbudowany, co początkowo może sprawiać trudności nowym użytkownikom – wymaga czasu na zapoznanie się z rozmieszczeniem funkcji.

Moduł fakturowania

System obsługuje różne typy dokumentów księgowych, w tym faktury krajowe i zagraniczne, paragony, rachunki oraz dokumenty korygujące. Mechanizm wystawiania faktur cyklicznych działa w oparciu o zdefiniowane wcześniej szablony. Dokumenty można wystawiać w różnych walutach, z automatycznym pobieraniem kursów NBP.

Funkcje księgowe

wFirma umożliwia prowadzenie zarówno uproszczonej księgowości (KPiR), jak i księgowości pełnej. System automatycznie generuje deklaracje podatkowe i pliki JPK. Obsługuje również split payment oraz różne formy opodatkowania, w tym ryczałt i podatek liniowy.

Aspekty techniczne

Platforma działa w chmurze, wykorzystując zabezpieczenia SSL. Architektura systemu opiera się na modelu wielodostępu – różni użytkownicy mogą pracować jednocześnie na tych samych danych, z różnym poziomem uprawnień.

Automatyzacja procesów

System zawiera mechanizmy automatycznego księgowania wybranych dokumentów oraz rozpoznawania wpłat bankowych. Funkcjonalność ta wymaga jednak odpowiedniej konfiguracji i nie zawsze działa bezbłędnie, szczególnie w przypadku nietypowych operacji.

Raportowanie i analizy

Moduł raportowania oferuje standardowe zestawienia księgowe oraz możliwość tworzenia raportów niestandardowych. System generuje również podstawowe analizy finansowe, choć ich zakres jest ograniczony w porównaniu do dedykowanych narzędzi analitycznych.

Integracje systemowe

wFirma posiada API umożliwiające integrację z systemami zewnętrznymi. Dostępne są gotowe integracje z popularnymi platformami e-commerce oraz systemami bankowymi. Jakość tych integracji jest zróżnicowana i zależy od konkretnego partnera.

Ograniczenia systemu

Główne ograniczenia dotyczą wydajności przy dużej liczbie dokumentów oraz czasami występujących opóźnień w działaniu interfejsu. System nie radzi sobie dobrze z nietypowymi przypadkami księgowymi, które wymagają ręcznej interwencji użytkownika.

Wsparcie techniczne

Pomoc techniczna dostępna jest w standardowych godzinach pracy, głównie poprzez system ticketowy i telefonicznie. Czas reakcji jest zróżnicowany i zależy od rodzaju zgłoszenia oraz wybranego pakietu usług.

iFirma

iFirma to system księgowo-fakturowy, który wyróżnia się na tle konkurencji odmiennym podejściem do struktury usługi – oferuje połączenie narzędzia online z wsparciem księgowym. System koncentruje się na obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm.

Architektura systemu

Platforma została zbudowana w oparciu o modułową architekturę, jednak w przeciwieństwie do innych rozwiązań, poszczególne moduły są ze sobą ściśle zintegrowane. Główne komponenty systemu obejmują moduł fakturowania, księgowości oraz raportowania. Interfejs charakteryzuje się stosunkowo prostą strukturą.

System fakturowania

Moduł fakturowania obsługuje podstawowe typy dokumentów: faktury VAT, rachunki, faktury korygujące oraz dokumenty w walutach obcych. System wykorzystuje mechanizm szablonów dokumentów, który jest mniej elastyczny niż w konkurencyjnych rozwiązaniach, ale zapewnia większą standaryzację.

Aspekty księgowe

iFirma oferuje prowadzenie księgowości w formie KPiR lub ryczałtu. System automatycznie generuje deklaracje podatkowe i pliki JPK. Charakterystyczną cechą jest wbudowana weryfikacja poprawności dokumentów przez księgowych po stronie iFirma, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed błędami formalnymi.

Infrastruktura techniczna

System działa w środowisku chmurowym, wykorzystując standardowe protokoły bezpieczeństwa. Architektura wielodostępu jest ograniczona w porównaniu z bardziej zaawansowanymi systemami. Dostęp do danych możliwy jest przez przeglądarkę internetową oraz aplikację mobilną.

Mechanizmy automatyzacji

iFirma implementuje podstawowe mechanizmy automatyzacji, takie jak cykliczne faktury czy automatyczne księgowanie wybranych dokumentów. System nie oferuje zaawansowanych możliwości konfiguracji tych procesów, stawiając na prostotę i przewidywalność działania.

Funkcje analityczne

Moduł raportowania zawiera standardowy zestaw zestawień księgowych i podatkowych. System generuje podstawowe statystyki dotyczące przychodów i kosztów, jednak możliwości tworzenia raportów niestandardowych są ograniczone.

Integracje zewnętrzne

iFirma oferuje podstawowe API oraz gotowe integracje z wybranymi bankami i systemami płatności. Liczba dostępnych integracji jest mniejsza niż u konkurencji, co może stanowić ograniczenie dla firm wymagających zaawansowanej automatyzacji procesów.

Znane ograniczenia iFirmy

System ma określone limity dotyczące liczby dokumentów oraz przechowywanych danych. Występują również ograniczenia w zakresie modyfikacji szablonów dokumentów oraz dostosowywania procesów księgowych do nietypowych sytuacji biznesowych.

Wsparcie użytkownika

Charakterystyczną cechą iFirma jest dostęp do wsparcia księgowego w ramach abonamentu. Pomoc techniczna realizowana jest poprzez system ticketowy oraz telefonicznie. Dokumentacja systemu jest standardowa, choć mniej rozbudowana niż u konkurencji.

InFakt

Ostatnio słyszę skargi, że podnoszą cennik, a nie idzie za tym jakość. I jakoś nigdy nie byłem do nich przekonany.

Mają świetne darmowe kalkulatory na stronie i to jest spoko. Ale na tym w mojej opinii korzyści się kończą.

inFakt to system księgowo-fakturowy działający w modelu SaaS (Software as a Service). Głównym założeniem platformy jest obsługa małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych w zakresie wystawiania dokumentów księgowych oraz prowadzenia uproszczonej księgowości.

Funkcjonalność podstawowa

System pozwala na wystawianie podstawowych dokumentów księgowych: faktur VAT, faktur korygujących, proform oraz rachunków. Dokumenty można tworzyć zarówno w złotówkach, jak i w walutach obcych. Wbudowany mechanizm faktur cyklicznych umożliwia automatyzację procesu fakturowania dla stałych, powtarzalnych zleceń.

W zakresie księgowości inFakt oferuje prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów oraz ewidencji VAT. System automatycznie generuje deklaracje podatkowe na podstawie wprowadzonych dokumentów. Użytkownik ma również możliwość rozliczania składek ZUS bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Aspekty techniczne

Platforma działa w przeglądarce internetowej, nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania. Dostępna jest również aplikacja mobilna na systemy iOS i Android. Dokumenty przechowywane są w chmurze, z wykorzystaniem szyfrowania SSL.

System posiada funkcję OCR (Optical Character Recognition) do skanowania dokumentów papierowych. Skuteczność rozpoznawania tekstu jest zróżnicowana i zależy od jakości skanowanego dokumentu.

Integracje

inFakt oferuje integrację z najpopularniejszymi bankami w Polsce, co pozwala na automatyczne pobieranie wyciągów bankowych. Dostępne jest również API, umożliwiające tworzenie własnych integracji. System współpracuje z popularnymi platformami e-commerce.

Ograniczenia

Należy zwrócić uwagę na kilka istotnych ograniczeń. System nie obsługuje pełnej księgowości – jest przeznaczony wyłącznie dla firm rozliczających się na zasadach uproszczonych. Liczba dokumentów, które można wystawić miesięcznie, jest limitowana w zależności od wybranego pakietu.

Niektóre funkcje, jak na przykład wielodostęp czy zaawansowane raporty, dostępne są tylko w droższych wariantach abonamentu. System nie oferuje również rozbudowanych funkcji magazynowych czy zarządzania stanami magazynowymi.

Wsparcie techniczne

Pomoc techniczna dostępna jest poprzez e-mail oraz czat online w godzinach pracy biura. Dokumentacja systemu zawiera podstawowe instrukcje obsługi. Bardziej złożone problemy wymagają kontaktu z działem wsparcia, co może wiązać się z czasem oczekiwania.

inFakt, wfirma, iFirma i Fakturownia – porównanie

Cecha	inFakt	wFirma	iFirma	Fakturownia
Cena podstawowego pakietu	Od 49 zł/msc	Od 39,90 zł/msc	Od 49 zł/msc	Od 19 zł/msc
Funkcje fakturowania	Pełne	Pełne	Pełne	Pełne
Księgowość online	Tak	Tak	Tak	Nie
Interfejs użytkownika	Nowoczesny, intuicyjny	Rozbudowany	Prosty, przejrzysty	Minimalistyczny
Integracje	Rozbudowane	Rozbudowane	Podstawowe	Rozbudowane
Obsługa wielu walut	Tak	Tak	Tak	Tak
Wsparcie techniczne	E-mail, telefon, chat	E-mail, telefon	E-mail, telefon, konsultacje księgowe	E-mail, chat
API	Tak	Tak	Tak	Tak
Aplikacja mobilna	Tak	Tak	Tak	Tak
Limity dokumentów	Zależne od pakietu	Zależne od pakietu	Bez limitu	Zależne od pakietu
Dodatkowe funkcje dla freelancerów	Średnio	Dużo	Dużo	Średnio

Co jeśli nie mam firmy?

Jeśli nie masz firmy to opcji jest kilka. W końcu nie każdy copywriter prowadzi działalność gospodarczą.

Na początek jeśli pracujesz w oparciu o umowę o dzieło, będziesz wystawiać rachunek. Jak wystawić rachunek? Możesz skorzystać np. z tego wzoru.

Ewentualnie opcją, która już zaczyna wchodzić do mainstreamu, są Kugaru i Useme. Twoi klienci szczególnie docenią tę formę rozliczenia, jeśli są na Vacie, a Ty nie. Dzięki temu oni będą mogli odliczyć sobie VAT, a Ty nie będziesz musieć go płacić.

Fakt, jest jakaś prowizja, ale chyba nie oczekujesz, że ktokolwiek zrobi coś dla Ciebie za frajer.

Więcej dowiesz się we wpisie autorstwa (znowu) Kuby Chmieleckiego „Jak rozliczać się z copywritingu”.